Organisation d’une manifestation

1- Généralités

Un ERP est un lieu ouvert au public, que ce soit de façon :

• Régulière (ex: caveau de dégustation, boutique..)
• Ou occasionnelle (ex : événement, concert, repas, marché…)

Jardin privé non considéré comme un EPR SAUF si ouvert au public et/ou chapiteau et entrée et/ou payante
Seuils de sécurité → fixé par la mairie ou la préfecture

À SAVOIR

• Une manifestation n’a pas à être autorisé mais elle doit être déclarée.
• ERP → dépôt de dossier en Mairie
• Evénement sécurité → déclaration Marie et/ou Préfecture (+10 personnes sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public)

2- Sécurité et prévention

• Plan de sécurité : circulation, évacuation, risques, capacité d’accueil.
  Commission de sécurité : pour les événements dans des établissements recevant du public (ERP), une visite peut être obligatoire.
• Service de sécurité : agents SSIAP, vigiles, ou dispositif préventif, selon la taille du rassemblement.
• Secours : présence de secouristes (type Croix-Rouge, Protection Civile) recommandée ou obligatoire pour les grands rassemblements.

3- Normes techniques d’installation

• Chapiteaux, scènes, gradins : respect des normes ERP CTS. (Chapiteaux, tentes, structures).
• Électricité : prestataires certifiés, matériel homologué, absence de câbles apparents dangereux. (Passe câbles)
• Accessibilité : obligation d’accès pour les personnes à mobilité réduite.

4- Assurance

• L’Assurance Responsabilité Civile Professionnelles est OBLIGATOIRE
• En cas de partenariat, chaque partenaire doit être en règle et avoir une RC Pro
• L’organisateur de la prestation EST responsable et DOIT être immatriculé en cas de prestation packagée. (Atout France)
• Tout travail doit être déclaré. L’entraide familiale est encadrée.

À SAVOIR

La Responsabilité Civile Professionnelles répond à l’obligation de réparer tous les préjudices susceptibles d’être causés à un tiers, tels qu’un client, un fournisseur à un salarié dans le cadre d’une activité professionnelle :

• Corporels (blessures)
• Matériels (détérioration d’un bien)
• Immatériels (dommage entraînant une perte de chiffre d’affaires)

5- Les bénévoles

Le bénévolat est présent dans tous les secteurs, des associations caritatives et organismes à but non lucratif aux secteurs public et privé.

Les bénévoles donnent de leur temps en réalisant des activités qui visent à bénéficier à leur communauté ou à la société. Ils ne sont pas rémunérés et choisissent comment ils souhaitent s’investir.

6- Musique, sonorisation et nuisances sonores

• Déclaration SACEM si de la musique est diffusée (concert, playlist, DJ, ambiance).
• Gestion du volume sonore : respect des seuils légaux pour protéger le public et éviter les nuisances pour le voisinage.
• Eventuelle déclaration en préfecture pour les événements bruyants nocturnes.

Vente et distribution d’alcool :

• Demande de licence temporaire (débit de boissons) auprès de la mairie
• Respect des catégories d’alcool autorisées. Avoir une licence de catégories 3 minimum pour les boissons fermentées non distillées avec un taux inférieur ou égal à 18° d’alcool
• Interdiction de vente aux mineurs et obligation d’affichage.

1- Restauration et hygiène

La mise en place d’un service de restauration, même ponctuel, engage l’organisateur à respecter une série d’obligations visant à garantir la sécurité alimentaire du public. Voici les principaux points à maîtriser. HACCP : L’appellation HACCP signifie en anglais Hazard Analysis Critical Control Point. Il s’agit d’une méthode qui permet de prévenir et d’identifier les dangers liés aux pratiques d’hygiène alimentaire.

• Déclaration et obligations administratives
• Respect des règles d’hygiène
• Gestion de la chaîne du froid et du chaud
• Manipulation et préparation des aliments
• Allergènes : information obligatoire
• Gestion de l’eau et des déchets
• Stands et installations de cuisson

2- Gestion des participants et respect des données

Pour les inscriptions : respect du RGPD en cas de collecte de données (nom, email, photos…).
RGPD (règlement général sur la protection des données) : est un texte réglementaire européen qui harmonise les règles de traitement des données à caractère personnel dans toute l’Union européenne.

Information sur l’utilisation d’images ou vidéos prises pendant l’événement.

3- Le droit à l’image

Le droit à l’image permet d’autoriser ou de refuser la reproduction et la diffusion publique de votre image.

L’image peut être acceptée sous réserve du consentement de la personne si elle :

• Ne révèle pas un fait de la vie privée
• A été prise dans un lieu public, au vu et au su de l’intéressé, sans procédé déloyal
• Ne porte pas atteinte à la représentation et à la dignité de la personne

La loi EVIN

Cette loi a permis de stabiliser la consommation de tabac jusque-là en augmentation. La loi Évin du 10 janvier 1991, relative à la lutte contre l’alcoolisme et le tabagisme permet de modifier en profondeur la norme sociale en matière de tabagisme et provoque une diminution de la consommation.

4- Et pour finir

Environnement et gestion des déchets

• Plan de tri et poubelles adaptées.
• Limitation du plastique à usage unique.
• Respect du lieu (salle, domaine public, parc, etc.).

Accueil Public : accessibilité : Proximité des transports en commun, parkings, voies piétonnes, sanitaire